Sicher unterwegs mit FileMaker Server

Sicher unterwegs mit FileMaker Server

Der professionelle Einsatz einer KMU Software mit FileMaker Pro basiert auf einer Server-Lösung. Was nicht teuer sein muss - aber eine hohe Sicherheit bietet.

Ein gutes Gefühl, wenn alles sicher funktioniert. Nicht nur beim Fahrrad. Photo: Wayne Bishop | Quelle: unsplash.com
Ein gutes Gefühl, wenn alles sicher funktioniert. Nicht nur beim Fahrrad. Photo: Wayne Bishop | Quelle: unsplash.com

Stellen Sie sich vor, Sie wären begeisterter Fahrradfahrer (vielleicht sind Sie es ja) und fahren ab und zu auch mal einen Alpenpass. Ich bin überzeugt, Sie würden nicht bei den Komponenten sparen, sie würden sehr gute Bremsen, einen leichten Rahmen und vielleicht die beste Schaltung und Kette an ihrem Sportgerät haben. Primär aus Sicherheitsgründen, denn es kann vielleicht um Leben gehen, aber auch aus Gründen der Effizienz, denn Sie wollen möglichst leicht und schnell vorwärts kommen.

 

Ich könnte jetzt sagen, es ist wie mit FileMaker – Sie sollten die besten Komponenten für Sicherheit und Effizienz wählen. Natürlich hält das Fahrrad-Beispiel nicht ganz stand, denn FileMaker funktioniert auch in der Desktop Version bestens, und in der Regel wird es bei FileMaker basierten Lösungen nicht um Leben gehen (obwohl es schon Anwendungen gibt, wo dies zumindest in gewisser Weise der Fall ist). Aber ich finde die Analogie trotzdem in vielerlei Hinsicht passend. Denn FileMaker Lösungen können sehr unterschiedlich konzipiert werden, was wie bei dem Fahrrad-Beispiel Einfluss auf Sicherheit und Effizienz hat. Die zentrale Überlegung ist dabei, wann der Einsatz einer Server-Lösung gerechtfertigt ist und welche Möglichkeiten vorhanden sind.

 

Dieser Blog Beitrag ist also für alle geschrieben, die sich überlegen, ob sie FileMaker in der Server-Version einsetzen sollen: Interessierte Unternehmer, Teamleiter, aber auch Einsteiger in der FileMaker Entwicklung. Lassen Sie mich daher mit der ersten Frage beginnen:

 

Wozu wird FileMaker Server eingesetzt? Kurz gesagt, FileMaker Server stellt Ihre FileMaker Unternehmens-Datenbank im internen Netzwerk (oder im Internet) allen Clients mit Zugriffsberechtigung zur Verfügung und läuft dazu auf einem eigens dafür eingesetzten Rechner, einem Server. Sicherheit und Leistung sind die primären Ziele der sehr leistungsfähigen FileMaker Server-Software. FileMaker Server läuft unter Windows und OSX, die genauen Spezifikationen für die verschiedenen Versionen finden Sie auf der Website von FileMaker.

 

Sollte FileMaker immer mit einer Server Lösung eingesetzt werden? Dies hängt von Ihren Anforderungen und dem Anwendungsfall ab. Wenn Sie Ihre FileMaker Lösung nur ab und zu starten und vielleicht eine Stunde pro Tag damit arbeiten, um Daten einzugeben oder abzurufen, dann reicht natürlich eine normale FileMaker Pro basierte Lösung. Sie können darin beispielsweise ein Backup Script eingebaut haben, welches eine Kopie der Datenbank sichert, sobald die Datenbank geschlossen wird. Sollten Sie einen Crash des Betriebssystems oder von FileMaker haben (was bei mir auf Mac OSX 10.11 und FileMaker 14/15 äusserst selten ist), dann ist es wichtig, dass Sie mit dem Backup weiterarbeiten, obwohl sich die gecrashte Lösung normalerweise problemlos öffnen lässt.

 

Doch sobald Ihre Lösung permanent läuft, und insbesondere, wenn Sie in einem Team arbeiten, gibt es für mich eigentlich keine Alternative zu einer Server-Lösung. Natürlich können Sie mit der FileMaker Pro 15 Version unter Peer-to-Peer-Sharing maximal 5 gleichzeitige Client-Verbindungen haben. Aber was ist, wenn der Rechner, der die Host-Funktion übernimmt, abgeschaltet oder neu gestartet werden muss? Aus meiner Sicht bestehen so auch signifikante Nachteile, beispielsweise beim Backup im laufenden Betrieb. Denn nur FileMaker Server kann die Datei kurz schliessen, um ein inkrementelles oder volles Backup vorzunehmen, meistens kaum wahrnehmbar durch die Benutzer. Meinen Kunden empfehle ich daher immer, die Peer-to-Peer Sharing Option für Teams oder den ganzen Tag laufende Lösungen nicht in Betracht zu ziehen. Denn es lohnt sich wirklich, der Sicherheit Ihrer Geschäftsdaten die entsprechende Priorität zu geben.

 

Nebst dem normalen Hosting für FileMaker Pro Clients bietet FileMaker Server die Option für mobile (mit FileMaker Go auf iOS) und webbasierte Zugriffe. Damit sind Sie zum Beispiel in der Lage, auf einem iPad Ihre Kundeninformationen abzurufen, Produktionsdaten einzugeben oder Inventar-Resultate zu dokumentieren, alles aus ihrer Unternehmenslösung.

 

Natürlich gibt es viele technische Gründe, warum eine Server-Lösung besser und sicherer ist. Aber letztendlich muss immer der Kundennutzen im Vordergrund stehen, und die technischen Gründe sind nur ein Teil davon. Lassen Sie mich daher die wichtigsten Argumente einer Server-Lösung für Sie als Kunde und Anwender kurz zusammenfassen:

 

  • Gleichzeitiger Zugang zu Daten in einem Team, 24/7 verfügbar
  • Gleichzeitiger Zugang zu Daten systemübergreifend mit OSX und Windows Clients, mit iOS Clients, im Browser mit WebDirect
  • Custom Web Publishing mit PHP / XML
  • Mehr Funktionalität und Leistung für mobile Clients dank Scripts auf Server
  • Stabilität und Geschwindigkeit
  • Zuverlässigkeit mit zeitgesteuerten Backups während dem Betrieb
  • System- oder Applikations-Crash auf der Client-Seite sind unkritisch für die gehostete Datenbank-Lösung
  • Standby Server möglich
  • Sicherer Datentransfer mit SSL Verschlüsselung
  • Einfache und damit effiziente Administration

Das meistgenannte Argument gegen eine Server-Lösung sind die vermeintlich hohen Server-Hardwarekosten. Doch mit einer FileMaker Applikation ist eine Server-Lösung auch für KMU Budgets absolut realisierbar. Denn es braucht nicht in jedem Fall eine High-End Lösung, sondern nur das, was Sie effektiv benötigen.

 

Die grundsätzliche Frage ist: Selbst investieren oder ein Hosting Angebot nutzen? Für umfassende und professionelle Ansprüche an FileMaker Hostings gibt es sehr gute Angebote, auch in der Schweiz und in angrenzenden Ländern. Zu sehr attraktiven Preisen erhalten Sie hohe Leistung, Verfügbarkeit, Sicherheit, Backup und Wartung. Wenn Sie alles einrechnen, sind die angebotenen Preise wirklich attraktiv und können absolut konkurrieren mit einer selbst gehosteten Lösung.

 

Andererseits gibt es Unternehmen, welche die Daten selbst unter Kontrolle und nur im Intranet haben wollen. Oder sehr kleine Unternehmen mit wenigen Nutzern, welche die absolut schlankste Lösung für ihr Geschäft suchen und dafür auf umfassende Leistungen der Hosting-Anbieter verzichten. Doch selbst bei nur wenigen Clients (im Extremfall einer) in einem Unternehmen spricht für mich alles für den Einsatz einer Server-Lösung. Denn ein sicheres Backup-Konzept und die Daten-Integrität durch die stabile Server-Software ist für jedes Unternehmen unverzichtbar.

 

Interessant ist, dass die Server-Hardware nicht zwangsläufig teuer sein muss. Kleine Unternehmen brauchen in der Regel keine grosse Windows Server Plattform, die nebst den relativ hohen Hardware-Kosten recht aufwendig ist zur Installation. Natürlich wäre eine High-End Server Hardware die kompromisslos perfekte Lösung, die Frage ist einfach, ob der hohe Aufwand für ein kleines Unternehmen gerechtfertigt ist. Ich würde die Frage in den meisten Fällen mit nein beantworten.

 

Für kleine Teams ein kostengünstiger Mac mini eine ideale FileMaker Server Plattform. OSX 10.11 läuft extrem stabil und zuverlässig, und sogar noch auf Mac mini’s aus 2009. Wenn Sie einen solchen älteren Mac mini einsetzen, kann auch eine schnellere neue Harddisk oder eine SSD eingebaut werden. Es sollte jedoch mindestens 4 GB RAM verfügbar sein, besser ist 8 GB oder mehr. Das Server-gesteuerte Backup kann ohne Weiteres auf eine konventionelle externe USB Disk erfolgen, diese kann so auch wöchentlich oder monatlich ausgetauscht und an einem anderen Ort sicher aufbewahrt werden.

 

Betreffend OSX Betriebssystem für FileMaker Server wird die normale Version und nicht die OSX Server Version empfohlen. Wenn Sie Vertrauen haben in die Sicherheit ihrer gesamten IT Infrastruktur, können Sie auch von einem anderen Mac aus über die Bildschirmfreigabe auf den Mac mini zugreifen und damit den Mac mini ohne Monitor und Tastatur einsetzen. Ein sicheres Passwort von jedem Benutzer der die Bildschirmfreigabe nutzt ist entscheidend. Es braucht dann jedoch nur die Bildschirmfreigabe, Dateifreigabe und weitere Server-Dienste sollten unbedingt abgeschaltet werden, denn der Server-Dienst übernimmt FileMaker Server. Aus Performance-Gründen ist es wichtig, dass auch keine anderen Dienste oder Software auf dem Server laufen. Der Server sollte ausschliesslich FileMaker Server hosten, was auch beim Einsatz von grösseren Servern empfohlen wird. Zudem wird empfohlen, die Spotlight-Suche mindestens im Verzeichnis der Datenbanken und Backups, wenn möglich sogar komplett abzuschalten. Auch braucht es auf dem Server keinen Virenscanner und kein TimeMachine Backup, welche die CPU stark belasten. Ein System-Backup sollte sowieso nur die von FileMaker Server als Backup geschriebenen und geschlossenen Datenbanken kopieren. Das Kopieren (und damit Lesen) einer geöffneten Datenbank ist absolut zu vermeiden und kann sogar die Datenbank beschädigen. Zudem wäre mit grosser Sicherheit ein solches Backup beschädigt und nicht konsistent.

 

Nochmals ein Wort zur Hardware: Mit dem Mac mini haben Sie auch eine extrem stromsparende Server-Lösung, denn der Mac mini braucht ausser bei intensivem Zugriff weniger als 20 W im normalen Betrieb, was als inaktiv (nicht zu verwechseln mit Standby) gerechnet werden kann. Verbrauchswerte der einzelnen Mac mini hat Apple unter diesem Link publiziert. Vergleichen Sie einmal die jährlichen kWh respektive Stromkosten mit einem konventionellen Server. Sie werden überrascht sein! Der Mac mini ist damit einer der zurzeit umwelt-freundlichsten kleinen Server auf dem Markt.

 

Ein Punkt sollte bei der Lösung mit einem Mac mini noch speziell beachtet werden: Da dieser nicht wie ein Laptop über einen eingebauten Akku verfügt, muss das Stromnetz stabil sein. Wenn Sie also in einer Region wohnen mit gelegentlichen Stromunterbrüchen (Gewitter etc), empfehle ich eine USV (Unterbrechungsfreie Stromversorgung) einzusetzen. Dank des sehr geringen Stromverbrauches des Mac mini können Sie in der Regel eine kleine Version beschaffen und haben dabei immer noch eine recht lange Überbrückungszeit verfügbar. Interessant ist, das OSX die über USB verbundene USV in ihrer Funktion erkennt und OSX das Abschalten nach vordefinierten Bedingungen vornehmen kann, wie im untenstehenden Bild gut ersichtlich ist.

 

OSX Systemeinstellung Energie sparen USV
OSX Systemeinstellung Energie sparen USV

Es sollte unbedingt auch beachtet werden, dass ein Server nicht einfach abgeschaltet werden kann, sondern dass die Datenbanken zuerst geschlossen sein müssen. Beim Abschalten durch das Betriebssystem können die Datenbanken eventuell nicht schnell geschlossen werden, denn grosse Datenbanken benötigen unter Umständen mehrere Minuten zum Schliessen. Je nach System und Einstellung könnte in diesem Fall ein Abschalten zu früh erzwungen werden. Wenn Sie grosse Datenbanken haben, informieren Sie sich, ob Ihre USV auch ein Befehlszeilen-Script auf Systemebene starten kann, sobald die USV auf Batterie umschaltet. Dieses Script kann bei Stromausfall vorsorglich die Datenbanken schliessen, und es kann auch die Benutzer auffordern, Ihre Eingaben abzuschliessen. Damit ist sichergestellt, dass auch bei einem längeren Stromunterbruch und Abschalten des Servers die Datenbanken korrekt geschlossen sind.

 

Bei AVANEVO nutzen wir zur Entwicklung von FileMaker Applikationen natürlich auch FileMaker Server auf einem Mac mini: Wir setzen dazu sogar einen älteren Mac mini 3.1 aus 2009 ein, mit dem zurzeit neusten OSX 10.11. Der Mac mini hat 8 GB RAM, 256 GB SSD sowie für Backups zwei alternierend eingesetzte externe 1 TB Seagate Backup Plus USB Harddisks. Die Performance mit bis zu 3 Clients und normal grossen Datenbanken im Intranet würde ich als absolut gut bezeichnen, es hängt jedoch klar davon ab, für welche Anwendung eine Datenbank effektiv eingesetzt wird (d.h. Grösse der Datenbank, reine Daten versus extensive Nutzung von Mediendaten, etc). Als USV ist eine Eaton 3S 700 in Betrieb, welche den Mac mini während einer knappen Stunde mit Strom versorgen kann.

 

Ich hoffe, meine Ausführungen konnten die eine oder andere gute Information oder Idee vermitteln. Wie immer, ein Feedback, auch direkt per Mail, würde mich freuen.

 

Und denken Sie daran, nicht nur ein professionell ausgerüstetes Bike ist sicherer und bereitet Freude!

 

8.6.2016
Markus Spieler

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